Administrative Hochschulprozesse

Administrative Hochschulprozesse im Kontext der Strategie

Die Digitalisierung hilft, die administrativen Hochschulprozesse neu aufzustellen, transparent zu gestalten und deren Wirkungsmöglichkeiten zu verbessern.

Hieraus entsteht das Potenzial, die Zufriedenheit von Studierenden, Forschenden und Beschäftigten gleichermaßen zu steigern und manuelle Routineaufgaben zu minimieren. Neue Formen der Zusammenarbeit sind zu etablieren und zu fördern. Moderne digitale Lösungen in den Hochschulverwaltungen können die Wiederverwendbarkeit von Daten und Dokumenten, die einmalige Erfassung und Abspeicherung aller Arten elektronischer Angaben oder die Reaktionsfähigkeit im Kontakt zu allen Nutzergruppen erleichtern.

Die digitale Transformation wirkt sich auf die Aufgabenprofile und notwendigen Fertigkeiten der Beschäftigten aus. Die breitangelegte Vermittlung und regelmäßige Auffrischung der erforderlichen Fertigkeiten, sowie der Erwerb zusätzlicher Kompetenzen bleibt eine strategische Aufgabe. In diesem Zuge kann auch ein starker hochschulübergreifender Austausch zum Kompetenzaufbau bei den Beschäftigten in den Verwaltungen beitragen.

Ziele

Hochschulverwaltungsprozesse von Anfang bis Ende denken und durchdigitalisieren
Campusmanagement-, ERP- und Business Intelligence-Systeme zu angrenzenden und übergeordneten Systemen sowie Portalen interoperabel und medienbrucharm gestalten
die Onlinezugangsgesetze aktiv ausgestalten und den höchsten OZG/SDG-Reifegrad in den Prozessen des studentischen Lebenszyklus erreichen
eingesetzte Forschungsinformationssysteme gemeinsam weiterentwickeln, hierfür benötigt es eine konsistente und nachhaltige Datenbasis
Digitale Dienste für die Hochschulverwaltungen identifizieren und zur Verfügung stellen
Dokumentenmanagementsysteme und nachhaltige Lösungen für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente der Verwaltungen etablieren
transformative und digitale Kompetenzen der Beschäftigten in den Hochschulverwaltungen stärken sowie relevante Fortbildungsangebote zentral auf einer Plattform bündeln

Umsetzung

Die Hochschulen setzen die gesetzlichen Vorgaben der Onlinezugangsgesetze und der Verordnung zum Single Digital Gateway in angepassten bzw. neuen Prozessen um. Sie integrieren neue digitale Lösungen im Umfeld ihrer Campusmanagementsysteme (CaMS).

Die TU Dresden und Westsächsische Hochschule Zwickau initiieren im Rahmen eines Projekts Pilotprojekte (DeutschlandID, e-Payment, u.a.) und setzen sich mit Unterstützung des SMWK für die weitere Digitalisierung der Studiums-Management-Prozesse für Studierende der Hochschulen in Sachsen ein. Eine zuletzt im Sommer 2024 durchgeführte OZG-Reifegradanalyse unter den sächsischen Hochschulen hilft uns, nächste Schritte zu planen und anzugehen.

Die Erkenntnisse aus der Vorstudie, sowie aus Arbeitsgruppen, Workshops und dem Arbeitskreis Digitalisierung sollen in nutzenstiftenden Umsetzungsprojekten zur Digitalisierung der Verwaltungsprozesse an den Hochschulen münden.

Das SMWK unterstützt hochschulübergreifende kooperative Umsetzungsprojekte zur Etablierung innovativer technischer Lösungen im Handlungsfeld der administrativen Hochschulprozesse, die einen nachhaltigen Mehrwert für die Hochschulen bieten. Nachfolgend sind bewilligte Kooperationsprojekte aufgelistet.

In Kooperation zwischen der Universität Leipzig, dem Kompetenzzentrum Sächsischer Hochschulen – Digitale Transformation der administrativen Prozesse (KSH-DTAP) und der HIS eG wird derzeit aktiv an der Überführung bestehender ERP-Systeme in eine neue, zukunftsfähige Softwaregeneration gearbeitet. Dieses ambitionierte Projekt zielt darauf ab, moderne Technologien und innovative Konzepte in die Hochschulverwaltung zu integrieren.

Das Kompetenzzentrum Sächsischer Hochschulen - Digitale Transformation administrativer Prozesse

Seit 2016 verfügen 13 sächsische Hochschulen mit dem Kompetenzzentrum sächsischer Hochschulen (KSH) über eine erfahrene und starke gemeinsame Service-Einrichtung im ERP-Bereich.

Im Oktober 2024 legten alle Kooperationspartner mit der Unterzeichnung des neuen Kooperationsvertrages den Grundstein für das erweiterte KSH-Digitale Transformation der administrativen Prozesse (KSH-DTAP).

Das KSH-DTAP wird ein breites Portfolio an mehrwertstiftenden sowie kundenorientierten Leistungsbereichen abdecken (insb. HIS-ERP, HIS-Campusmanagement, HIS-Business Intelligence, Dokumentenmanagement). Zudem ist der Aufbau einer Fortbildungsplattform für die Beschäftigten der Hochschulverwaltungen geplant, die hochwertige Angebote zur (Weiter)Entwicklung digitaler Kompetenzen enthält.

Mit dem KSH-DTAP bündeln die Kooperationspartner weitere Kräfte, um durch digitale Anwendungen und Prozesse zukunftsorientiert und attraktiv zu bleiben – sowohl als Studien- als auch als Arbeitsort.